Een horeca reserveringssysteem is een must voor veel horecazaken. Met reserveringen kunnen jouw gasten zich garanderen van een plek in jouw zaak én heb jij van tevoren inzicht in de bezettingsgraad van jouw zaak. Er zijn verschillende manieren om reserveringen aan te nemen. In dit artikel vertellen we je alles over reserveren in de horeca en hoe jij efficiënter om kunt gaan met reserveringen.
Wat is een reserveringssysteem?
De verschillende manieren om reserveringen aan te nemen zijn een telefoonnummer waar men naar kan bellen, per e-mail of met een contactformulier op je website. Daarnaast zijn er simpele software of ontzettend uitgebreide reserveringssystemen beschikbaar.
Een horeca reserveringssysteem is een software die gekoppeld wordt aan de website van jouw restaurant om het beheren van binnenkomende reserveringen te stroomlijnen. Een reserveringssysteem geeft jou een duidelijk overzicht van de reserveringen per dag. Bovendien zien gasten die jouw website bezoeken direct dat ze online een tafel kunnen reserveren. Bijvoorbeeld door een menu-item, een button op de homepage of door een kleine pop-up button die altijd in beeld is.
Waarom geen reserveringssysteem?
Natuurlijk is een reserveringssysteem niet passend voor iedere horecazaak. Er zijn verschillende type horecazaken waarvoor een reserveringssysteem (vaak) niet interessant is.
- Fastfoodrestaurants: Restaurants met snelle service en zonder lange wachttijden, hebben vaak geen behoefte aan reserveringen.
- Cafés en bars met ‘staande’ gasten: Gasten komen en gaan vaak op basis van hun eigen schema, zonder behoefte aan gereserveerde zitplaatsen.
Buffetrestaurants: Gasten zijn vaak vrij om te komen en gaan wanneer ze willen. - Zaken op drukke toeristische plekken: Denk aan stranden en parken. Gasten beslissen vaker spontaan en de zitplaatsen zijn vaak afhankelijk van het weer en de drukte.
- Kleine restaurants: Restaurants met zeer weinig couverts kiezen er soms voor om reserveringen alleen telefonisch te doen. Vanwege de lage aantallen blijft het behapbaar, en zo houd je persoonlijke contact intact.
Waarom wel een reserveringssysteem?
Wanneer er behoefte is aan een gestroomlijnde en georganiseerde ervaring voor zowel gasten als personeel, is een horeca reserveringssysteem vaak gewenst. Neemt jouw horecazaak reserveringen aan via e-mail of een formulier op de website? Dan kan het beheren van reserveringen een tijdrovende en soms chaotische klus zijn voor jouw personeel. In de onderstaande alinea vertellen we je welke voordelen specifieke horeca reserveringssoftware heeft ten opzicht van e-mail of een formulier.
De voordelen van een reserveringssysteem
1. Bespaar kostbare tijd
Als drukke horecaondernemer weet je als geen ander hoe waardevol tijd is. Met een reserveringssysteem voor jouw restaurant automatiseer je het reserveringsproces, waardoor je niet meer bezig hoeft te zijn met het creëren van schema’s van alle reserveringen via formulieren of e-mails. Zo bespaar je kostbare tijd die je kunt besteden aan het verzorgen van je gasten.
2. Benut de maximale capaciteit
Een restaurant reserveringssysteem geeft een duidelijk overzicht van jouw beschikbaarheid, zodat je de capaciteit van jouw zaak maximaal kan benutten. Wanneer je gebruik gaat maken van een reserveringssysteem mag je een hogere omzet verwachten. Onderzoek toont namelijk aan dat maar liefst 95% van de horeca-ondernemers die gebruik maakt van een reservatiesysteem voor restaurants groei doormaakt (onderzoeksbureau Technomic, 2020).
3. Verbeter de gastervaring
Het creëren van een optimale gastervaring begint al bij het bezoek van gasten aan jouw website. Het is daarom belangrijk dat iedereen die de website van jouw restaurant bezoekt, begrijpt hoe ze kunnen reserveren. Daarnaast is het cruciaal dat het online reserveren werkt op alle apparaten. Het zou zonde zijn om hierdoor gasten mis te lopen. De ontwikkelaars van een online reserveringssysteem voor horeca zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijke ervaring bij het reserveren op alle apparaten.
Daarnaast bied je met een reserveringssysteem natuurlijk een extra service aan jouw gasten. Heel gemakkelijk kunnen jouw gasten zich verzekeren van een plekje in jouw zaak en voorkom je teleurstelling aan de deur.
4. Krijg meer inzicht
Een horeca reserveringssysteem geeft je inzicht in de prestaties van jouw zaak op het gebied van reserveringen. Hoeveel reserveringen zijn er gemaakt? Hoeveel omzet leveren deze op? Hoeveel annuleringen en no-shows zijn er? Met deze inzichten ben jij in staat om jouw zaak nog beter te managen.
Wat de wetenschap zegt
Onderzoek van The Center for Hospitality Research laat zien dat jongere restaurantbezoekers (steeds) vaker gebruik maken van de mogelijkheid om online te reserveren. Dit onderstreept het belang van het faciliteren van online reserveringen. Daarnaast hebben ‘online reserveerders’ na het doen van de reservering een vertrouwder gevoel dan mensen die telefonisch gereserveerd hebben. Bij deze groep is vaker twijfel aanwezig over het goed doorkomen van de reservering. Het minpunt van online reserveren is dat uit onderzoek blijkt dat het resulteert in een minder persoonlijke klik met het restaurants. Dit zou getackeld kunnen worden door je website meer ‘gezicht’ te geven, bijvoorbeeld met foto’s van de eigenaren en/of het personeel.
De functies van online reserveringssystemen
De functies die online reserveringssystemen aanbieden lopen uiteen. Eenvoudige reserveringssysteem of goedkopere abonnementen geven je een overzicht van alle reserveringen per dag, inclusief het aantal personen, de contactgegevens en eventueel een bericht van de gast. Ook krijg je inzicht in je beschikbaarheid per uur en de mogelijkheid om reserveringen te accepteren of te weigeren.
Wanneer je kiest voor een uitgebreid systeem of abonnement kan je geavanceerde functies verwachten voor het effectief managen van de tafelbezetting. Ook heb je vaak de mogelijkheid om gepersonaliseerde emails op te stellen en om een eigen klantendatabase op te bouwen. De meer exclusieve restaurants en restaurants met een bezetting van 95%+ hebben vaak baat bij het gebruiken van een reserveringssysteem met uitgebreide mogelijkheden. Ben je op zoek een uitgebreid online reserveringssysteem voor jouw restaurant? Dan raden wij Formitable aan.
Wat kost een online reserveringssysteem?
Net als de functies van online reserveersystemen voor de horeca, lopen ook de maandelijkse kosten uiteen. Voor een eenvoudig reserveringssysteem of abonnement betaal je ongeveer €30 tot €50 per maand. Wanneer je behoefte hebt aan uitgebreide functies kun je maandelijkse kosten tussen de €50 en €250 verwachten. Bekende uitgebreide reserveringssystemen zijn voorbeeld Resengo en Formitable, welke zijn overgenomen door het internationale ZenChef.
Een gratis alternatief
Wil je graag efficiënter omgaan met reserveringen bij jouw restaurant maar geen extra maandelijkse kosten? Dan hebben we goed nieuws. Bij Mr. Winston zijn we er van overtuigd dat technologie horeca-ondernemers verder kan helpen. Bovendien vinden we dat reserveringen een essentieel onderdeel zijn geworden van de horeca. Daarom hebben we besloten om ons reserveringssysteem voor horeca gratis aan te bieden — ook aan horecazaken die niet werken met ons POS systeem.
Wil je gebruik maken van een eenvoudig maar compleet én gratis reserveringssysteem voor jouw restaurant? Meld je dan nu aan.
