Hotel Property Management Systemen (PMS) zijn complex en uitdagend om te bedienen. Hotel PMS-systemen vereisen dat je veel gegevens bijhoudt, je voorraad controleert en meerdere reserveringen tegelijk beheert. In feite is de moeilijkheid om PMS-software voor hotels te gebruiken een van de redenen waarom veel hotels het niet gebruiken. Bij het gebruik van hotelbeheersoftware zijn er ongetwijfeld problemen die je moet overwinnen. Om je te helpen, hebben we enkele professionele tips verzameld over hoe je deze uitdagingen met succes kunt aanpakken.
Beheer je reserveringskalender en inventaris in realtime
De beste manier om je reserveringskalender te beheren, is door deze in realtime te hebben. Op deze manier kun je reserveringen en beschikbaarheid van kamers volgen als deze veranderen. Met realtime data heb je inzicht in bezettingsgraden, verwachte boekingsvolumes, etc. Ook kun je zien of je nog niet geboekte kamers hebt. Deze gegevens helpen je bij het nemen van cruciale beslissingen over personeelsbezetting of kamerprijzen. Als je bijvoorbeeld tegen het einde van de week een daling in de bezettingsgraad opmerkt, kun je aanpassingen maken om boekingen te stimuleren. Als je op een bepaalde tijd een golf van boekingen verwacht, kun je ook voorbereidingen treffen (bijvoorbeeld personeel inhuren, extra benodigdheden kopen). Realtime gegevens zijn essentieel voor een effectief beheer van reserveringen en voorraad.
Gebruik PMS-waarschuwingen
Hotel PMS-software houdt veel gegevens bij. Je moet het echter regelmatig controleren en op afwijkingen letten. Je wilt bijvoorbeeld je voorraad, tarieven, reserveringen en je personeel in de gaten houden. Je kunt dit allemaal doen via PMS-waarschuwingen. PMS-waarschuwingen sturen je automatische meldingen wanneer gegevens buiten een bepaald bereik vallen. Als je bijvoorbeeld een laag tarief voor je hotel hebt ingesteld, kun je voor dit tarief een alert instellen. Wanneer er een nieuwe gast of reservering wordt gemaakt, wordt je hiervan op de hoogte gesteld. Door PMS-waarschuwingen te gebruiken, blijf je op de hoogte van de belangrijke gegevens voor jouw hotel. Je hoeft niet alles handmatig in de gaten te houden en je krijgt een melding als er iets ongewoons is.
Consolideer je gegevens voor eenvoudige analyse
Hotel PMS-systemen zijn ontworpen om gegevens over je activiteiten te verzamelen en te analyseren. Het kan echter zijn dat je niet genoeg tijd hebt om al deze gegevens te bekijken. Dit is waar consolidatie om de hoek komt kijken. Consolidatie is het proces waarbij gegevens uit verschillende bronnen worden verzameld en op één locatie worden geplaatst. Hotel PMS-systemen verzamelen bijvoorbeeld gegevens over je inventaris, reserveringen en tarieven. Je kunt deze informatie gebruiken om rapporten te maken voor verschillende afdelingen in jouw hotel (bijvoorbeeld marketing, verkoop of HR). Deze rapporten kunnen je afdelingen helpen beslissingen te nemen en actie te ondernemen. Je kunt deze rapporten ook gebruiken om een beter inzicht te krijgen in jouw activiteiten.
Wees niet bang om hulp te vragen
Hotel PMS-systemen zijn complex en uitdagend om te bedienen. Dit is waarom je om hulp moet vragen als je het moeilijk hebt. Er zijn veel organisaties die hulp bieden bij het bedienen van hotel PMS-systemen. Ze kunnen je helpen jouw systeem in te stellen, je personeel op te leiden en verschillende problemen op te lossen. Zo biedt de American Hotel and Lodging Association een helpdesk en assistentie bij hotel PMS-systemen. Je kunt contact met hen opnemen als je problemen ondervindt bij het beheren van jouw hotel-PMS, en zij zullen je helpen. De beste manier om jouw hotel PMS-systeem te beheren, is door om hulp te vragen wanneer je die nodig heeft. Dit zal je helpen efficiënter met jouw systeem om te gaan en tijd te besparen.
Hotel PMS
Beheersystemen voor hoteleigendommen zijn complex en uitdagend om te gebruiken. Met de juiste tips en trucs kun je deze uitdagingen echter overwinnen. De beste manier om te beginnen is door jouw reserveringskalender en inventaris in realtime te beheren. Je kunt ook hotel-PMS-waarschuwingen gebruiken om jouw gegevens bij te houden. Bovendien kun je gegevens consolideren voor eenvoudige analyse. Tot slot, wees niet bang om hulp te vragen wanneer je het nodig hebt. Met deze tips kun je jouw hotel PMS-systeem succesvol beheren.
